Постановка процессов по участку расчета заработной платы для крупной производственной международной компании на период выхода работника в связи с беременностью и родами.

Компания BPO для поддержания текущих операционных процессов Компании Клиента предложила услуги по ежемесячному расчету заработной платы компании, а также по обработке участка авансовых отчетов на период отсутствия ответственного работника компании на срок более чем от 1 года до 2-х лет. 

Сложность в решении на первый взгляд достаточного типового процесса состояла в том, что Компания Клиента, являющаяся частью крупной производственной международной, компании имела достаточно сложную систему процессов, внутреннего согласования и одобрения расчетов.

Сложности в процессе проекта с которыми столкнулись консультанты компании BPO:

1. Работа в системе клиента не имеющих актуальных, своевременных обновлении релизов 1С и 1С - ЗУП в связи с политикой и ограничениями Головного офиса Компании Клиента; все выпускаемые обновления дописывались в системе программистами Головного офиса в течение длительного срока времени, что в свою очередь усложняла процесс начисления и расчетов.
2. Отсутствие стандартных процессов в системе 1С ЗУП, позволяющих в автоматическом режиме предусмотренной программой осуществлять типовые методы по начислению.
3. Наличие ручной и не типовой загрузки данных из системы 1С ЗУП в систему 1С 7.0.
4. Сжатые и фиксированные сроки по предоставлению информации для закрытия соответствующего периода и выплаты заработной платы на ежемесячной основе.
5. Сбор ФНО - 200 формы согласно внутренним требованиям Клиента, отличающихся от стандартного процесса подготовки и сбора данной отчетности, который в свою очередь усложнял процесс сбора регистров.
6. Сложная система процессов внутреннего согласования, состоящая в итоге из более чем 7-8 под-процессов по определенному виду операции и расчетов, которые необходимо было соблюдать на ежедневной основе.

Для решения данной задачи консультанты компании BPO, на основании результатов проведенного первичного аудита операционных процессов Компании, предложили Клиенту решение «Импланта».

В рамках предоставления услуг «Импланта» выделяется отдельный работник, который на ежемесячной основе взаимодействует с операционными процессами одного Клиента непосредственно из офиса Клиента.

В отличие от классического удаленного сопровождения, данное решение стало лучшим, так как операционные процессы Клиента в связи со спецификой внутренних процессов и требовании головного офиса позволили оперативно и своевременно обрабатывать все запросы без задержек со стороны BPO.

В рамках сотрудничества консультантами – BPO для эффективной работы была подготовлена инструкция внутренних процессов Клиента по взаимодействию с контактными лицами Клиента на ежедневной основе, которая в общей сложности состояла в итоге из 7 страниц.

Данная инструкция в последствии позволила:

1. Выстроить внутренние процессы и лучше понять регламент компании.
2. Оптимизировать ненужные и длительные процессы.
3. Предложить лучшие практики в процессе согласования расчетов, начислении и выплаты работникам.
4. Своевременно информировать руководство и работников компании о соответствующих изменениях и дополнениях в законодательстве.
5. Улучшить систему отчетности.

Компания BPO на данное время все еще продолжает предоставление услуг. 

На момент размещения статьи и предоставления своих услуг Компания Клиента состоит в списке TOP - 100 по версии журнала «Fortune 100» по результатам 2022 года.